5分钟 省时大作战

发表于: 2008年05月07日      点击: 2061      文章来源:

  很多人每天可怜兮兮的向老板、老天爷多要5分钟,再5分钟就可完成报告,再5分钟就能睡得满足,足见5分钟的神奇力量。接下来请你花5分钟,学会如何善用5分钟的时间,帮助你事事省时。

  本文摘录日经《上班族》「超速效工作术」专题菁华,搭配采访专家,告诉你如何在5分钟内做好一件事,达到效果。

  快速掌握重要讯息

  不管是读书或读报,不要傻呼呼的从头读到完,原则是先选择对你有用的信息开始读起。

  ︱建议读报步骤为︱

  1.把报纸摊开,从版面标题,挑选你想看、需要看的信息。

  2.好报导会将重点摆在头尾两段,先看这两段,能快速理解重点。

  3.根据第1、2项原则,挑出对你有用的信息,再仔细阅读,较无用的信息可以阅读标题方式带过。

  ︱建议读书(小说除外)步骤为︱

  1.看书皮,通常上面有专业人士对此书的重点提示,从这些重点开始阅读,能快速掌握书旨。

  2.看目录,先勾选你最感兴趣的章节阅读,其它内容再慢慢看。

  阅读主要目的是帮助思考,一旦你已学习到有用的信息,就达成阅读效益,不必太拘泥于看了多少篇幅、阅读了多少时间。

  重要邮件当下处理

  面对如雪片般飞来的电子邮件,一般人最常动作是,把信箱全浏览一遍,对信息有印象后,先关掉信箱,心里盘算:「这件事很重要,我等有时间再来回信。」

  但不立即处理,下次再开信箱,必然要重新搜寻、阅读、思考,再回信,看似快速,其实前3个动作,第1次开信箱就做过了,等于多花时间。

  最好解决办法是,Right Now,现在就去做,「不做拖延,直接完成工作,往往是最节省时间的方法,」裕隆集团旗下前瞻管理学院讲师郑国威说。

  不过,他也提醒,人一天只有24小时,做事要有取舍,要从重要事做起,重要性可分别从主管和个人角度思考。首先厘清主管最重视什么,再衡量你现在不做哪件事,往后将会造成工作困扰。

  有效归纳文件与名片

  切忌把文件统统堆栈在一起,看似很整齐,其实很容易让人找不到文件,也毫无工作优先级。

  文件归纳有如下几项重点:

  1.文件依处理顺序分为重要而紧急、重要但不紧急、不重要也不紧急,按表操课。

  2.每天下班前,把隔天的待办文件整理好,集中放在一起,隔天上班,就能立刻进入作战。

  3.名片收纳也很重要,建议依客户所处产业分类。此外,存放顺序也有一定的方法,秘诀是把最近频繁使用的名片,集中摆在最显眼处。

  善用零碎时间

  别小看零碎时间。若想好好运用零碎时间,建议先把事情分成2大类,一是需要一段完整思考时间才能完成的事,一是不需思考就能做的事,后者就用零碎时间做。零碎时间包括搭公交车时间、工作与工作之间的空档等。

  做事效率高的万博宣伟台湾分公司总经理项薇,工作忙碌,1星期还能帮家人准备3次午餐便当。

  她趁搭捷运回家时间,花5分钟思考以下问题:回家要做哪些料理?步骤?哪些动作可同时进行?哪些动作不能花太多时间?将所有流程想过一遍,她回到家就能轻松地在40分钟内完成烹调。

  此外,她也建议,随身放支笔,随时随地记下须完成的事,甚至突然闪过脑海的想法。一方面提醒你,哪些重要待办事项未做,一方面节省之后绞尽脑汁回想的时间。

  还可以利用空档时间,把每天做哪些事,每件事各花多少时间写下,就可算清你究竟浪费哪些时间,或者在哪件事情上花了太多时间。

  当你发现问题出在哪里,才能对症下药,做出改善。

  5分钟做好会议规划

  ︱会议主持人要注意︱

  1.召集会议出席者,别超过10人,否则很难有效率。

  2.订出开会目的,确认每位出席者清楚知道目的。

  3.会议进行间保持讨论,即使有不同意见,也不能偏离主题。

  4.订好议程,几点几分到几点几分讨论哪一项,何时停止讨论,何时要有结论,皆须订时间表。

  5会议一定要有决议,最后主持人一次宣布决议重点。

  ︱会议出席者要注意︱

  1.倾听,不要中断别人谈话。

  2.思考,针对开会目的集中思考。

  3.发言,要有重点与建设性。

  4.决定,要有根据,不要凭直觉。

  5.不要猛记笔记,很容易分神。

  6.出席会议绝不迟到。

  有礼交换名片,事半功倍

  名片交换是社交第一步,攸关能否给对方留下好印象,有礼交换名片,能让往后合作更事半功倍。

  建议步骤如下:

  1.先把自己的名片准备好,然后等对方拿出名片。

  2.用两手接住,不要把对方的名字与职称盖住,你才能一眼看见。

  3.两手拿出你的名片,也不要盖住名字与职称,让对方能清楚看到。

  4.别急着把对方名片收进去名片夹,先放在最上层,与对方寒暄。

  5.若是开会场合,建议回座位后,将对方名片照座位表排放,能快速记忆人与职称的对应。

  5分钟寒暄,成功第一步

  快速引起注意,留下好的第一印象,是合作的第一步。换完名片后,别急着离开现场,先与对方寒暄5分钟,能提高合作达标率。

  建议注意以下几点:

  1.首次寒暄时间不宜过长。尤其在公开场合,双方都想多认识新朋友,一直拖住对方时间,很容易有反效果。

  2.随时注意对方反应,从眼神、回话内容就可略知一二。例如对方眼神已飘向他处,或回话只是答「喔」、点头,猜测对方已有意结束谈话,别白目的自顾自一直讲。

  3.出席场合前,大略设想你会遇到什么人?谁是你最想认识的?把握时间引起这些人注意。另外,出门前做5分钟功课,上网查询对方的职位,目前执行哪些项目,这是好话题。

  4.名字介绍很重要,很多人只记得介绍自己的丰功伟业,个人名字却含糊其词带过,会降低对方对你的记忆度。建议自创有记忆度的名字介绍词,例如与个性相关、与本身工作相关、与对方产业相关,最后完整重复名字,能让对方快速记住你。

七嘴八舌:

发表评论:

您还没有登录,登录后才能发表评论。登录 or 注册
关于本站 - 友情链接 - 加入收藏 - 意见建议 - 广告服务
Email:service@milktea.net
CopyRight ©2003-2008 MilkTea.net. All Right Reserved.  粤ICP备05020618号