人在职场行---哪能不开会?

发表于: 2004年04月16日      点击: 1450      文章来源:
  怎样把会议的功能发挥至百分百   会议是一个放大镜。作为上司,可以在会议中观察下属,而身为下属,亦可以趁此机会表现自己,效果会比在上司看不到的地方默默努力来得快而准。   还记得踏入职场后,第一次开会的情景吗?那时的你,是否紧张?忐忑?不知所措?那么,现在呢?   开会,就像谈恋爱——刚开始时难免战战兢兢,生怕有什么差错。然而,当开会已成习惯,大部分人都会放下那份敬畏心,甚至会变得厌倦或抗拒。且听一下大家的心声:“浪费时间!”“最好不要开啦。”“下午的会议最痛苦了,因为吃饱了午餐总是想睡。”“最好不用我准备什么啦。”   上面有没有你的心声?然而,无论多么讨厌会议,遗憾的是只要身在职场,就永远没法逃离“开会”。   既然一定要面对,何不放下成见,中立一点?我们不得不承认,有些会议是必须的。   一个有效的会议,需要与会者的共同努力。回想一下,我们为什么要开会?就是希望在会议中有所得,得到讯息或传递讯息,最终把问题解决。   其实会议是一个放大镜。作为上司,可以在会议中观察下属,而身为下属,亦可以趁此机会去表现自己,效果会比在上司看不到的地方默默努力来得快而准。如果你是新人的话,就更可以趁机树立一个专业人才的自我形象。   参加会议:留心开放   在公关公司从事策划工作的潘小姐,每次开会都会坐得笔直,还会注视说话的人,好像对对方的发言感到非常有兴趣的样子。但其实,她心里正琢磨怎样应对或批评对方的论点呢。她在对方的谈话中得到很多有用的资料,而在追问对方说话的漏洞时也会用温柔的语气包装过。   听人说话的时候,不妨把自己当成一个侦探。言语的意义太丰富,说话中往往有很多漏洞,在别人发表言论时,要抓住每个可能会引起误会的地方,就必须用心才行。   此外,也要用开放的心态接受一切讯息,对方提出的可能会超过你的准备和想像;但是要留心不要让对方偏离会议的主线太远,要控制会议的局面。   作为会议的席上客,还有一些小技巧要注意:   坐在前面:虽然坐在前排较显眼,但却可令自己更专心,也可令发言人对你留下更深刻的印象。   注视对方的眼睛:注视发言人的眼睛,给别人专心、诚实、认真、自信的感觉。   踊跃发言:千万不要抱着“献丑不如藏拙”的心态。最好踊跃发言,这是培植自信的维他命。   常带微笑:微笑不只是自信的特效药,更有同化他人反对意见的魔力。   主持会议:认真准备   丁小姐刚刚升为副主任,就奉命主持召开项目会议,参与人数更多达50人。她算一算,还有3天时间准备。她先跟上司讨论会议的具体内容,又请上司说说她有没有要改善的地方,然后整理好了所有的文字资料。   会议结束时,做了充分准备的她做了简洁生动的总结,把复杂的问题条理化。结果,老板非常满意。   要像丁小姐般成功主持会议,有不少秘诀可参考:   如果你是会议主持,你可决定会议的形式。记着会议的方式不一定是一成不变的,不妨根据情况而采取一些特别的形式去进行,或是加插小活动如小组讨论、小游戏等,可以令效果更好。   在准备讲稿时,不时以参加者的角度去反思自己会议内容。例如:这些内容会不会太沉闷?这些资料会否太复杂?   若希望参加会议的人有所准备,例如在会中分享意见或讨论,不妨预先将资料给有关人士,让他们及早作好准备,这样便可事半功倍。   在会议中切忌长篇大论——想想若你是与会者,那会多沉闷?长话短说,准备足够的视像设施,以引起与会者的精神和兴趣。此外也不妨想想,有些议题并不是非在会议中提及不可的,在其他情况提及可能会有更好的效果。   凡事都有个中技巧,主持会议、参加会议也一样。主动去学习,什么时候都不晚。   第一次主持会议,压力很大?新人在大型会议上的首次发言有些像做show,所以不妨事前为自己建一个小型的智囊团。   突如其来的会议是不是像灾难?不用担心,与会者都会知道你是临危受命,只要冷静自信,尽量利用手上所有资源,灾难也可以变成成功。

七嘴八舌:

#1 sky04-04-19 16:28:46说道:
還記得俺第一次做會議記錄的時候竟然反複修改了好幾次,真是目瞪口呆的脸

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